نظام سمار للأرشفة هو بيئة عمل يتم فيها الحد من استخدام الورق أو تقليله بشكل كبير. يتم ذلك عن طريق عمل مسح ضوئي للمستندات والأوراق وتحويلها إلى نموذج رقمي ويتم تخزينها في قاعده البيانات مع امكانيه الرجوع اليها في اي وقت ، وهي عملية تُعرف بالرقمنة.
يمكن استخراج التقارير التفصيلية و االجمالية بالنظام ألى بيان مدخل سواء فى اشكال تقارير مطبوعة او ملفات PDF او ملفات Excel او رسوم بيانية توضيحية و من هذه التقارير ما يلى: