نظرة عامة
نظام سمار للأرشفة هو بيئة عمل يتم فيها الحد من استخدام الورق أو تقليله بشكل كبير. يتم ذلك عن طريق عمل مسح ضوئي للمستندات والأوراق وتحويلها إلى نموذج رقمي ويتم تخزينها في قاعده البيانات مع امكانيه الرجوع اليها في اي وقت ، وهي عملية تُعرف بالرقمنة.
مميزات البرنامج
التتبع
ضبط و تنظيم حركة المراسالت بين االقسام و الجهات المختلفة.
السرعه
سرعة ارسال واستقبال المراسالت و سرعة الرد عليها.
سهوله الاستخدام
سهولة التعامل بين األقسام حيث أن المستند يتم تسجيلة مرة واحدة و يأخذ دورتة الكاملة فى الموافقات و الرد بين األقسام والمديرين.
الأمان
حفظ الملفات و تنظيمها بطريقة اكثر حماية مستخدماً فى ذلك احدث ما توصلت اليه تكنولوجيا المعلومات بعيداً عن االخطاء البشرية.
السريه
ضمان سرية البيانات المكتوبة فى اى مستند وعدم وصول من ليس لهم الصالحية اليها.
سهوله البحث
سهولة البحث عن اى مستند بسهولة سواء من خالل جهات المراسلة او نوع المستند او تاريخه او اى بيان مكتوب به.
الحمايه
حماية العمال من الإصابة في أوقات الأوبئة من ملامسة الأسطح والوثائق الورقية.
التقارير
يمكن استخراج التقارير التفصيلية و االجمالية بالنظام ألى بيان مدخل سواء فى اشكال تقارير مطبوعة او ملفات PDF او ملفات Excel او رسوم بيانية توضيحية و من هذه التقارير ما يلى:
- تقارير الممكاتبات خالل فترة.
- تقارير المكاتبات من جهة بعينها.
- تقارير المستندات فى ارشيف النظام.
- تقارير متابعة المستخدمين.
- تقارير مسئولى المكاتبات.
كيف يعمل البرنامج
1- البيانات على الأوراق
2- مسح OCR
3- فهرسه البيانات
